Сочинение делового письма, даже на родном языке, нередко вызывает серьезные трудности, а уж необходимость составления англоязычного послания подобного рода способна и вовсе застать врасплох. Чтобы избавить себя от лишнего беспокойства, нужно заранее ознакомиться со стандартными вежливыми формами, оборотами и клише, и не зря курсы английского для взрослых предлагают студентам потренироваться в написании таких писем – подобный навык никогда не бывает лишним.
Перед тем как озадачиться выбором правильного варианта обращения, задайте себе один важный вопрос: «Когда я пишу письмо на английском, я думаю по-английски или перевожу себя с родного?» Дело в том, что многие из нас совершают характерную ошибку, суммируя слово за словом все то, что они написали бы на родном языке, и из-за этого окончательный вариант сообщения выглядит неграмотным и попросту странным, а иногда и бессмысленным и даже грубым.
Конечно же, требовать навыка мышления на изучаемом языке от учащихся, которые записаны на курсы английского языка для начинающих взрослых, невозможно. И все-таки, тщательное ознакомление с формулами вежливости, имеющимися в англоязычных странах, может в значительной мере поправить дело. Благодаря их штудированию, пишущий получит возможность отойти от буквального копирования известных ему вежливых конструкций в родной речи, даже если он новичок в этом деле.
Любопытно, что сегодня для написания сообщений вышестоящим лицам нам все чаще требуется полуформальный стиль – сказывается повсеместное использование электронной почты вместо обычной доставки писем. Это может сыграть нам на руку: такой вид посланий предлагает отправителю чуть большую свободу формулировок. И тем не менее, их тоже приходится учить наизусть.
Последовательность - основа успешного общения с адресатом
Разбор структуры делового письма - одно из самых распространенных упражнений при подготовке к международным экзаменам по английскому языку, так как письменная часть абсолютного большинства тестирований содержит в себе данный вид сочинений.
Чтобы грамотно оформить сообщение иностранному клиенту или партнеру, нужно следовать определенной схеме, поделив весь текст на:
- приветствие;
- основную часть;
- заключение;
- прощание.
Выбор приветствия зависит от того, знаем ли мы адресата лично. Если переписке предшествовали встречи в жизни или звонки по телефону, можно применить следующие формулировки:
- обращаясь к мужчине: Dear Mr.Roberts
- обращаясь к женщине, которая замужем: Dear Mrs. Johns
- обращаясь к женщине, чье семейное положение нам неизвестно: Dear Ms. Harris
В современном мире аббревиатура «Ms» практически вытеснила «Mrs», так как обычно автор послания не может быть заранее осведомлен в том, замужем ли получательница письма. Но даже если ему была доступна такая информация, он может осознанно избегать афишировать свои знания. Поэтому сегодня написание «Ms» стало уместнее, чем когда-либо.
Логичная структура письма
Работники отелей, посещающие курсы английского языка для гостиничного бизнеса знают не понаслышке, что в отсутствие личного знакомства с адресатом необходимо ограничиться общим приветствием, исключающим использование имен и фамилий. Так, отвечая на запрос о бронировании номера, сотрудники гостиниц обращаются к своим клиентам с помощью варианта «Dear Sir/Madam», характерного для данного вида переписки, а также для подачи жалоб и запрашивания той или иной информации.
Когда с приветствиями будет покончено, наступит время перейти к лексическому наполнению основной части послания, где должен быть изложен мотив обращения к адресату.
Самым распространенным вступлением является повсеместное «I am writing to…», причем следует учесть, что модальный глагол в сокращенном виде, к которому мы привыкаем на курсах разговорного английского языка, в эпистолярном жанре формального характера неприемлем.
Дальше можно воспользоваться некоторыми стандартными оборотами, зависящими от цели сообщения. Например, употребить «I am writing to thank you for…», чтобы поблагодарить получателя, «I am writing to inquire about…», чтобы осведомиться в чём-либо, или «I am writing to inform you that…», чтобы предоставить те или иные сведения.
Для большей краткости и при стремлении отблагодарить получателя с первых же строк мы можем использовать формулировку «Thank you for…».
Если нам требуется попросить какой-либо помощи, то можно предпочесть «Would you mind…?»
Предлагая какую-либо услугу, мы можем озвучить свои намерения с использованием фразы «I would be pleased to…» или ей подобных.
Составляя заключение письма, мы можем выразить надежду на личную встречу в будущем, применив фразу «I look forward to meeting you…»
Наконец, когда послание готово, нам остается лишь любезно попрощаться. Для прощания могут быть применимы те же нормы, что и для приветствия: всё зависит от того, знаем ли мы получателя лично. Если мы не знакомы с ним, то должны использовать формулировки «Yours sincerely» или синонимичным оборотом «Yours faithfully», а если знакомство имело место в прошлом, то следует закончить послание с помощью «Best regards», подобным ему «Best wishes» или кратким «Sincerely».
Для жителей Москвы курсы делового английского в школе Интенсив могут стать хорошей возможностью раз и навсегда покончить с трудностями при написании формальных писем зарубежным адресатам, чтобы почувствовать себя уверенно в этой области.
Рекомендации по редактированию
По окончании написания письма его нужно перечитать и откорректировать, чтобы к тому моменту, когда мы нажмем кнопку «отправить», у нас не оставалось ни малейших сомнений в его безупречности.
Во-первых, следует удостовериться в том, что текст получился не слишком трудным для понимания. Для этого нужно просмотреть его на наличие устаревших и специализированных словечек. Так, например, адвокатов и нотариусов на курсах юридического английского учат избегать в текстах деловых писем тех терминов, которые известны лишь людям их профессий и могут быть непонятны всем остальным.
Во-вторых, нужно убедиться в том, что письмо не превышает допустимой для данного жанра длины, а информация изложена четко и предельно сжато. Если речь идет об электронном сообщении, то название его темы не должно превышать тридцати знаков. Это важно учитывать еще и потому, что большинство посланий принимаются сегодня с мобильных телефонов, а их экран не позволяет прочитывать целиком длинные предложения в графе «Тема».
В-третьих, необходимо быть осторожнее с фразовыми глаголами – теми, что несут в себе ту или иную частицу. В то время как в разговорной речи они способны сделать предложения насыщеннее и указать адресату или преподавателю школы дистанционного обучения английскому языку на наличие у нас отличного словарного запаса и навыка живого общения, в деловых обращениях их следует избегать. В подобных текстах гораздо уместнее смотрятся эквиваленты этих глаголов, пришедшие из латыни, и их нужно искать и запоминать. Например, вместо «ask for» можно использовать глаголы «request» или «consider», что добавит статуса автору письма.
В-четвертых, нужно проверить написанное на предмет орфографии и грамматики, помня о том, что большинство текстовых редакторов способны найти орфографические ошибки и опечатки, но при этом далеко не всегда помечают неверно использованные грамматические конструкции и уж тем более неудачный синтаксис или неверную пунктуацию. Лучшим способом поправить написанное будет обращение к знакомому носителю, которому ничего не стоит пробежать глазами небольшой текст и выявить в нем любые неполадки.
И, наконец, последний совет, который стоит принять к сведению всем тем, чья трудовая или учебная деятельность связана с деловым письменным общением на английском. Лучшее, что вы можете сделать в таком случае – это составить свой собственный шаблон англоязычного формального сообщения, в котором будут прописаны все основные формулировки, конструкции, вежливые обороты и варианты приветствий и прощаний с тем, чтобы при составлении очередного послания вам не приходилось обращаться за подсказкой к словарям, поисковикам и даже педагогам каждый раз, как вам потребуется сочинить текст подобного жанра.
